現代社会では忙しさが当たり前となり、予定通りに日々のスケジュールをこなすことが難しいこともあります。
しかし、忙しい状況でも効果的な時間管理とTODO達成のための対処法が存在します。
この記事では、毎日の忙しさに打ち勝ち、生産的な日々を送るための実践的なアプローチについて探っていきます。
1. 優先順位の設計とタスクを絞ること
あなたは仕事の中で、夕方遅くに緊急のミーティングが入ったり、大切な人からの電話が鳴り、予定スケジュールがズレたりした経験はないでしょうか？
このときに意識したいのが、先延ばしにするか、ちょっとでも実行するかの意識の差が将来を作るということです。
忙しい日々では、全てのタスクを完了することは難しいため、優先順位をつけることが重要です。
重要で緊急なタスクを最初にこなし、その後に他のタスクに取り組むことで、目標に向かって進むことができます。
ただ、大切なのは、「重要で緊急なタスク」になる前に処理することです。つまり、「重要だけど緊急ではない」タイミングで先回りして取り組んでおくと後から焦ることがありません。
さらに、1日に行うべきタスクを絞るという方法も良いです。
なぜなら1日の中で処理する仕事の数が多いと、オーバーワークになり、疲労感が溜まってしまいます。
疲労感がたまれば、翌日以降の仕事の質（パフォーマンス）が下がってしまい、生産的ではありません。
そのため、例えば「1日に行う作業は5つまで」と決めてしまうと良いです。
仕事の成果を支えるのは感情です。心にゆとりがなければ、精神的な負担が増えてしまうので心・頭・体に良くないため、意図的にタスクを絞る工夫をしてみましょう。
2. ブロックスケジュールの活用
一日を大きなブロックに分け、各ブロックに特定の種類の仕事や活動を割り当てる「ブロックスケジュール」を導入することで、集中力を維持しやすくなります。
例えば、午前中は重要な業務、午後はメール対応やミーティングといった具体的な活動にブロックを割り当てることで、効率的な時間の使い方ができます。
この手法のメリットは大きく次の3つです。
- 集中力の向上: 各ブロックに特定のタスクを割り当てることで、その時間に集中力を高めやすくなる。
- 時間の可視化: スケジュール全体をブロックに分けることで、全体像が一目で分かり、時間の使い方を効果的に計画ができる。
- 優先順位の設定: 重要なタスクに優先的にブロックを割り当て、その優先順位に従って作業することができる。
全体把握した上で、細分化したタスク処理を行うことで、時間の密度を高めてくれるのです。
3. 小さなことを毎日行う
もしあなたが、「忙しくてやりたいことができない」と感じたら、小さく刻んで行いましょう。
例えば、15分ルールは、大きなタスクを15分の小さなブロックに分割し、集中して取り組むという手法です。
これにより、大きな仕事が圧倒的にならず、細かな進捗を感じながら進めることができます。
また、15分間の作業と5分の休憩を繰り返すことで、疲れにくくなります。
大切なことは、完璧を目指さないこと、100%のクオリティは求めないことです。
何かをコツコツ続けると決めたのなら、＜途中で止めることだけをしなければ良い＞のです。
例えばあなたが「読書すること」を日課にしているとします。
どうしても仕事で疲れていたり、気持ち的に動きたいと思えなかったりしたら、「1ページだけ読む」で構いません。
極論を言えば、「1行だけ」「目次だけ」でも良いのです。
私の経験上では、1行を読んだらその先も読み進め、結果的に1章読んでしまったという経験があります。
ここでお伝えしたいことは、決めたことは少しでも良いので、着手することです。
この積み重ねが自信を育みます。
一方で、1日休むと、「まぁ、いっか」とマインドが下がり、それが次の日も、また次の日もと続いてしまうのです。
これが続くと、結果的に「継続できなかった」「途中でやめてしまった」となります。
この負の連鎖にならないために、「ほんのちょっとだけでもやる！」という意識付けが大切です。
それが15分ルールです。仮に15分できなければ、5分でも良いのです。
大切なのは、小さなことを毎日行うことにあります。
4. タスクの依頼をする
全ての仕事をあなた一人でこなす必要はありません。
信頼できるチームメンバーや同僚に一部の仕事を依頼することで、自分の負担を減らし、時間を有効活用することができます。
タスクの依頼をする際に、大事になってくるのが次の4つの要素です。
1. 目標の共有
まず初めに、依頼の背後にある目標や期待する結果を明確に共有しましょう。
相手がなぜそのタスクを行う必要があるのか理解することで、モチベーションや意欲が向上します。
その理由が明確であれば、メンバーはどの方向に進むべきかを理解しやすくなるからです。
これにより、組織全体が一致団結し、目標達成に向けて進むことができます。
メンバーは目標に対して重要度や緊急度を理解し、その優先順位に基づいて行動し、さらに共有された目標はコミュニケーションを円滑にします。
関わるメンバー全員が、同じ目標に向かって協力することで、情報共有やアイディアの交換がしやすくなり、チーム全体のコミュニケーションがスムーズに進むでしょう。
2. 依頼の具体性
依頼内容は具体的で分かりやすい形にしましょう。
よく言われるのが、5W3Hです。
このようなフレームワークを頭に入れた上で、依頼をするとミスが防げます。
曖昧な表現や不確かな要素があると、相手が期待通りの結果を出すことが難しくなるため、具体的に細かく伝えるようにしましょう。
3. 期限の設定
目的には期限はありませんが、目標には「期限」と「数値」をいれておくことが大切です。
もちろん、依頼する際は期限を設け、時間の制約を示すことが大切になります。
なぜなら、期限が明確であれば、相手は優先順位をつけやすくなり、作業効率が向上し、期限前より仕事を納品してくれる可能性があるからです。
期限が設定されていると、計画が透明になります。
メンバーは予定を共有し、期限に向けての進捗を把握できるため、協力体制が築きやすくもなります。
4. コミュニケーションの促進
タスクの進捗状況や質問がある場合、オープンなコミュニケーションを奨励しましょう。
効果的なコミュニケーションは、タスクのクオリティを高め、ミスを防ぐのに役立ちます。
また、進捗がある程度進んだら、フィードバックをすることも忘れてはいけないポイントです。
ポジティブな評価や改善の提案は、相手が成長しやすくなり、次回以降の仕事を依頼する際にも強力な味方となってくれます。
そして、一番重要なのが、タスク完了後に感謝の意を示すことです。
相手の協力に感謝の気持ちを伝えることで、今後のお互いの関係性にも円滑に進みます。
例えば、御礼に食事に誘ったり、相手の悩みを聞いてあげるなどをしたりして、コミュニケーションを図ることも大切な時間の使い方です。
5. 毎晩の振り返りと翌日の計画
毎晩、次の日の予定を確認し、優先順位を設定するのはとても効果的です。
また、その日の振り返りを行い、何がうまくいったのか、改善できる点は何かを洗い出します。
私が実際に取り組んでいる習慣の一つに、現状と理想を紙に書き出す作業を行っています。
「現状」と「理想」を書き出し、その差分を埋めることでしか、物事は上達せず、夢の実現はできないと思っているからです。
具体的には、次の3つの質問を自分に投げかけています。
- 現状の時間の使い方はどう？
- 理想はどうしたい？
- じゃあどうする？
これらと向き合った上で、「今の時間の使い方は、私の未来を変える時間の使い方になっているか？」とチェックをすることで改善点が見えてきます。
この習慣を身につけることで、より効果的な時間管理が可能になりますので、とてもおススメです。
6. 行動を記録する
例えば、1時間ごとの行動を記録することは、日常の行動に対する意識を高める効果があります。
時間を区切って行動を振り返ることで、自分の活動に対する理解が深まり、改善の余地を見つけやすくなります。
また、細かな区切りで進捗を確認することで、大きな目標を小さなタスクに分割しやすくなり、それが積み重なって成果を生むことが可能です。
実際、私の場合は大学ノートに行動を記録して、スケジュールと実際の行動した差分をチェックするようにしています。
タイトルが固いですね（笑）
「2023年12月日報、気付きノート」（ネーミングセンスがありませんw）
ただ、このように時間の使い方を客観的に書き出し把握することで、無駄な時間の浪費を減少させ、生産性を向上させることができます。
1時間ごとの行動記録は、優先順位を見直す手段となり、重要な仕事に集中する助けになるのでおススメです。
まとめ
忙しい日々でも、効果的な時間管理とTODO達成は可能です。
優先順位の設定やブロックスケジュールの活用、15分ルールの適用、タスクの依頼、そして毎晩の振り返りと翌日の計画、行動の記録などを行うことで、効率的な仕事の進め方が身につきます。
これらの方法を組み合わせ、柔軟に適用することで、忙しい状況でも成果を上げることができます。
私自身は、人には、「成長」と「伸び代」しかないと考えるタイプです。
忙しい日々の中でも、少しずつ一歩一歩、焦らず、一つひとつコツコツ実行することで右肩上がりな成果を積み上げていきましょう。
